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特定個人情報の取り扱いについて

特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針

当社は、特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため本基本方針を定めます。

1.事業者の名称

KHネオケム株式会社

2.当社の位置づけ

当社は 役員、従業員、及びその家族並びに、取引関係者から特定個人情報等の情報提供を受け、書類等を作成する「個人情報取扱事業者」と位置付けられます。

3.関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、「個人情報の保護に関する法律」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」を遵守して、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

4.安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報の安全管理措置に関して、別途「特定個人情報保護管理規程」を定めています。

5. ご質問等の窓口

当社における特定個人情報の取扱いに関するご質問やご苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください。

〒103-0023
東京都中央区日本橋本町1-6-5 ツカモトビル4階
KHネオケム株式会社 人事部
e-mail:mynumber@khneochem.co.jp

特定個人情報の利用目的

当社は「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、特定個人情報を次の目的で利用致します。

1. 当社お取引先の方に関する特定個人情報の利用目的

  • 講師との間で講演契約を再度締結した場合
  • 不動産の賃貸借契約を追加して締結した場合

2. 当社内定者の入社書類に関する特定個人情報の利用目的

  • 健康保険組合への連絡・提供
  • 税関係法令及び社会福祉関係法令等法令に定められた義務の履行
  • 官公庁への届出・報告

3. 当社役員、従業員、家族、退職者、に関する特定個人情報の利用目的

  • 社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務
  • 健康保険組合への連絡・提供
  • 労働関係法令、税関係法令及び社会福祉関係法令に定められた義務の履行
  • 官公庁への届出・報告

当社が保有する個人番号・氏名・住所・生年月日等の特定個人情報については、以上の各利用目的を達成することを目的とする。
また、第三者への個人情報の提供は、個人情報の取り扱いについての利用目的を遵守する。

特定個人情報に関する苦情・相談・開示等の手続き

1. 特定個人情報に関する苦情・相談等

当社が保有する特定個人情報に関する苦情・相談等につきましては、
(1) お名前
(2) ご住所
(3) 連絡先電話番号
(4) ご用件
をご記入の上、郵便にて当社特定個人情報 事務取扱責任者までご連絡ください。来社(支店工場等を含む)によりお問合せにつきましては、業務の都合等によりご迷惑をお掛けする可能性がございますので、ご遠慮いただきますようお願い致します。

<送付先>
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町1-6-5 ツカモトビル4階
KHネオケム株式会社 人事部内 特定個人情報事務取扱責任者 宛
<メール>
mynumber@khneochem.co.jp

郵便およびメールによるお問い合わせは、随時受け付けております。(但し、土、日、祝日、お盆休み及び年末年始等の当社社休日を除く。)

ご注意:
ご本人又は代理人の方であることの確認を必要とする場合、別途特定個人情報 事務取扱責任者より確認の手続きをさせていただきます。予めご了承ください。お問い合わせの際の郵便料金はお客様負担となりますので、予めご了承ください。

2. 当社が保有する保有個人情報の利用目的の通知、保有個人情報の開示、訂正、追加又は削除、及び利用停止等(以下、開示等といいます)の請求

当社が保有する保有個人情報の開示等の請求を希望される方は、当社所定の以下の請求書式(保有データの利用目的通知・開示等請求書)に必要事項を記載し、上記、特定個人情報 事務取扱責任者まで、簡易書留郵便にてお送りください。(簡易書留料はお客様のご負担となりますので、予めご了承ください。)来社(支店工場等を含む)によりお問合せにつきましては、業務の都合等によりご迷惑をお掛けする可能性がございますので、ご遠慮いただきますようお願い致します。

請求書式のダウンロードPDF形式WORD形式

ご本人または代理人の方のご都合等により当該書式を利用できない場合は、当社より当該書式を郵送させていただきますのでご連絡下さい。

本人確認手続
当社は当社が保有する保有個人情報の開示等の請求を希望される方について、当該保有個人情報のご本人保護のために、以下の書類をご提出いただき、開示等の請求を希望される方の本人確認をさせていただきます。ご理解の程お願い致します。

本人確認のためにご提出いただく書類

  • 個人通知カードの写し(個人番号記載なしの面)
  • 「住民票原本」及び「運転免許証写し又は旅券写しのうち1つ」
  • 運転免許証若しくは旅券をお持ちでない場合は、「住民票原本」及び健康保険証の写し又は年金手帳の写しのうち1つ」
  • 当該保有個人情報は、ご本人の代理人の方も、当該保有個人情報の開示等の請求をすることができます。この場合は、以下の書類を併せてご提出いただくことになります。

代理人の方が請求される場合に、ご提出いただく書類
(1)ご本人の住民票の原本、委任状、委任状の作成に用いられたご本人の印鑑証明書原本
(2) 代理人の方を証明する以下の書類

  • 個人通知カードの写し(個人番号記載なしの面)
  • 「代理人の住民票原本」及び「代理人の運転免許証写し又は代理人の旅券写しのうち1つ」
  • 運転免許証若しくは旅券をお持ちでない場合は、「代理人の住民票原本」及び「代理人の健康保険証の写し又は代理人の年金手帳の写しのうち1つ」

手数料
保有個人情報の利用目的の通知及び会時を除く事項の場合(例えば、訂正又は削除等)は無料となります。保有個人情報の利用目的の通知及び開示をご請求いただく場合、当社からご本人又は代理人の方へ郵送料(書留速達郵便にて対応致します)等の諸経費として、1件のご請求につき、以下の手数料を申し受けます。

1,000円/1件 手数料分の切手を同封してください。

  • 請求書式を当社より郵送を希望される場合は、別途500円/1件申し受けます。
  • 手数料につきましては、予告なしに変更させていただく場合がございます。
  • 当社が取得した個人情報は個人情報保護に関する法律25条第1項に基づき、全部または一部の開示を控えさせていただく場合がございますので予めご了承ください。

特定個人情報保護管理者 KHネオケム株式会社 取締役社長